כיצד לבנות תוכנית עבודה אפקטיבית.

בשנים האחרונות, אני מפרסמת בבלוג בערך בתאריך זה- סדרת פוסטים אשר עוזרת להבין כיצד לבנות תוכניות עבודה אפקטיביות. הבלוג שלי קיים כבר כמעט עשור, ואחד הפוסטים הראשונים שכתבתי כאן, עסק בתוכניות עבודה וגאנט פעילות- באופן פרדוקסאלי לאורך השנים זהו הפוסט הנקרא ביותר. משמע, יש לכך ביקוש ואנשים רוצים לשמוע ולהבין יותר.

החלטתי השנה, לעשות משהו קצת שונה– ולכתוב רשומה כללית עם קווי מתאר ועקרונות- ודרך המילים לייצר קול קורא למי שרוצה לבנות עבודת עומק ולכתוב תוכניות עבודה אפקטיביות. התחדד לי, שלמרות שישנם אזורים ברורים שיכולים להיות משותפים, הסיפור של כל אחד מאיתנו שונה- והאימפלמנטציה חייבת להיות אישית על מנת לעשות דיפלוימנט נכון של הדברים. לכן, הרשומה תתמקד באותם מיקודים- ולאחר מכן אני קוראת לכם אם אתם רוצים להעמיק את הנושא, אפשר להפגש ולבנות משהו חכם ואפקטיבי יחד.

אחלק את הדברים לשני כיוונים, הראשון מה כדאי לנו להחסיר, מה לא לעשות- כי זה לא פחות חשוב ממה שכן צריך לעשות. והשני- מה כן, אילו היפותזות חדשות צריכים לבנות על מנת שתצא הלכה למעשה תוכנית עבודה אפקטיבית.

מה לא- שבירת פרדיגמות

לא לחזור, יש דבר אחד שאני לא מצליחה להבין- והוא, תוכנית עבודה רפטטיבית שחוזרת בדיוק על מה שנאמר בשנה הקודמת. אם כתבתם משהו, התחייבתם ויצרתם סוג של חוזה עם עצמכם והחברה שבה אתם עובדים, לא יכול להיות שתכתבו את אותו דבר גם בשנה הבאה. זה אומר בהכרח שטעיתם בתכנון הקודם ולא מימשתם את מה שהייתם אמורים לעשות. בהחלט כן אפשר להראות אבולוציה של הדברים, ולשים במפת הדרכים את הדרך שבה הם מתפתחים ועל כך אני מדברת בהמשך.

לא מגניב, עוד סוגייה מדהימה שאני נוכחת מולה לא מעט פעמים והיא- נושא המגניבות, תוכניות עבודה לא אמורות להיות מגניבות או לעשות וואו, הן אמורות לשרת את הסיסטם שאתם יוצרים ולייצר בהירות בקרב כל שכבות החברה. זה חשוב לעשות דברים עם צבע, שונים, מבדלים- אחרים, זאת אם קבעתם את ההחלטה באסטרטגיה ואתם מתכוונים לעמוד מאחוריה ברצינות עם רצון אמיתי לייצר אימפקט.

לא להעתיק, אני לא ממש מצליחה להבין למה אנשים מנסים להעתיק דברים ממקומות אחרים, כל מקום והזהות שלו- וההעתקה היא לא תכונה נכונה בעיני. בהחלט צריך לקבל מקורות השראה ממקומות אחרים, בהחלט צריך להיות קרוי אוזן למה שקורה בעולם אבל באמת של החיים אתם צריכים להמציא את המציאות היחודית שלכם, אשר קובעת את האופי והאישיות של החברה והמותג. העתקה- לא תספק את המרכיבים הללו ואת התבלינים הנכונים.

לא לכתוב מילים ללא מהות, לא פעם אני רואה תוכניות עבודה עם מילים נבובות שלא אומרות כלום, תוכנית עבודה אפקטיבית הינה “בלו פרינט”- של מפת דרכים ולכן המילים חייבות להיות ברורות, נהירות ובעיקר שמישות- שימו מתחת לכל מילה משמעות אשר הופכת לכלי עבודה- שמאפשר לאנשים אחרים לקחת את הנייר ולהשתמש בו ככלי נסיעה.

מה כן – יצירת היפותזות

אסטרטגיה, זו מילה גדולה- אבל היא טומנת בחובה “מתמטיקה” של עשייה שכן היא קובעת בשטח את המיקודים בהם אנחנו רוצים לעבוד. ניתוח אסטרטגי נכון של הדברים מבטיח בהירות לגבי היעד, ואם נעשה בצורה מקצועית הוא מקבל ביטוי בכל צעד טקטי אותו אתם עושים. אסטרטגיה ברורה צריכה להיות חלק מהותי מתוכניות העבודה, אובר רעש ובאז וורד לא משרתים את המטרה שכן אנשים לא בהכרח יודעים ומבינים במה לעבוד בפועל. אולי הדבר החשוב ביותר באסטרטגיה, הוא במה אנחנו לא עובדים ובכך למעשה אנחנו חוסכים המון זמן מיותר והתברברות בדברים לא רלוונטים.

אבולוציה, תוכניות עבודה אמורות לשקף אבולוציה של עבודה- לא הכל חייב להיות חדש בחיים והגיוני שלדברים לוקח זמן, לכן- צריך לשקף את ההמשכיות של הפרויקטים, הערוצים והאתגרים אותם סימנו בעבר.

מחקר של הדברים החדשים, העולם משתנה אתכם או בלעדיכם ולכן אי הבנת השינוי והדברים החדשים שקורים סביבנו מבטיח שלא נוכל ליישם תוכניות עבודה אפקטיביות, שכן המציאות תחבוט בנו תוך כדי תנועה ולא תתן לנו לזוז. לכן, ידע בעידן הנוכחי הופך לכוח מאוד משמעותי ומידע תומך החלטות חייב להוות חלק מהותי מהדרך שבה אתם בוחנים את הדברים ומקבלים החלטות. מרכיב משמעותי מהאסטרטגיה ותוכניות העבודה שלכם חייב לכלול הבנה מעמיקה של השינוי, אך לא פחות חשוב אתם חייבים להחזיק שיטה ויכולת של בחינת הדברים החדשים בצורה סיסטמטית כל הזמן על בסיס קבוע ובכך לשנות ולשייף את הדברים שסימנתם לכם ב”רוד מאפ” הקרוב, בינוני ורחוק.

מדידה, בעיני- בעולם בו אנחנו חיים צריך לדעת למדוד את הדברים שאנחנו עושים זאת בכמה רמות- מתכנון זמנים והיכולת שלכם להגיד כמה זמן יקח לכל דבר שאתם רוצים, ועד לרמת ההצלחה בדרך שבה אתם קבעתם שנמדוד את ההצלחה. ללא מדידה אין יכולת לבחון אפקטיביות ולכן שימו לכם כיעד להחליט בכל סקצ’ן של תוכנית העבודה מהי המדידה שתשקף את אפקטיביות התוכנית ואת הצלחתה , ודרך כלי המדידה איפה נכשלתם ואילו פערים צריכים לסגור על מנת להגיע אל היעד.

מיקרו קופי לא מתחיל באתר או באפליקציה, אלא- בתוכניות עבודה. נהוג בזמן הנוכחי לדבר הרבה על מיקרו קופי, הדרך שבה המילים הופכות להיות ל”רכב תקשורתי” אשר מעביר הלאה מסרים ממש מהפסיקים והנקודות, מהדברים הקטנים ועד לגדולים. אבל בעיני הרכב הזה מתחיל כבר בתהליך תוכניות העבודה, ורצוי שהמילים שאתם כותבים תהיינה כאלה שעוזרות לאנשים אחרים להבין מה רציתם ויותר מכך- מייצרות אישיות, מחברות וגורמות להתרגשות מעצם המעורבות וההבנה.

אינטגרציה, לא מעט פעמים אני מדברת על הכוח בעידן הנוכחי של אינטגרציה- ובעיני, ללא הבנה של האינטגרטיביות בין המחלקות השונות ויצירת מבנה למימוש שמופקד על המשימות באופן כזה- קשה מאוד להצליח. כיום, האינטגרציה היא חוצה בין מחלקות- היררכיות אירגוניות, שותפים וספקים. אם תרצו לקרוא על כך יותר ניתן להחשף בלינק הבא –Link.

כפי שציינתי בהקדמה של הרשומה, אם אתם רוצים לבנות תוכניות עבודה אפקטיביות, זה המקצוע שלי- לעזור לאנשים- גופים ומותגים לתכנן נכון ולבחון את המרחב ולפרק אותו לגורמים גרנולרים מהם ניתן לבנות את המגדל הנכון אשר יהווה את כוכב הצפון שלכם קדימה לפחות לשנה הבאה. זו המלצה שאני מכוונת בעיקר לארגונים גדולים המהווים את קהל היעד והמטרה שלי, וחשוב לי להדגיש על מנת להסיר שאלות בדרך שהיא כרוכה בתשלום שכן זה הביזניס שלי, מעבר למתן הערך והשיתופיות שלי בבלוג- העסק שלי בנוי בליווי עסקים, מנטורינג ובנייה משותפת של מפות הדרכים בצורה אימפקטיאלית על הביזניס ועל קהל המשתמשים.

urianzohar

אני- זהר אוריין, יועצת בתחום של חדשנות באמצעות דיגיטל וטכנולוגיות השירותים שלי : ייעוץ אסטרטגי לחברות ומותגים גדולים בניית אסטרטגיה של חדשנות דיגיטלית יצירת קונספטים למוצרים ולשירותים דיגיטליים חקר הטרנדים המובילים ושימוש במקרי בוחן מרחבי העולם

Leave a Reply

Your email address will not be published.


Follow

Follow this blog

Get every new post delivered right to your inbox.

Email address