How to Become Organized

מבחינתי פוסט זה יהווה עבורכם כלי לניהול הזמן שלכם באופן אפקטיבי  ואני מניחה שיוביל אתכם למקסימום תוצאות ובאיכות מיטבית. כמו כן הוא יועיל להתנהלות נאותה בתחום המדיה החברתית ומן הסתם במגוון תחומים נוספים. הפוסט יפרוס בפניכם קשת רחבה של פתרונות, של כלים , דרכי עבודה ושיטות יישום אשר שָׂמות סדר בעולם הכאוטי של המדיה ומארגנות את המהלכים שלכם בצורה נכונה. מי שמכיר אותי יודע שאני אדם מסודר, אפילו מסודר מדי לעיתים… ומכיוון שנטייתי המוגזמת לסדר צריכה סוג של הצדקה החלטתי לחלוק אתכם את המיומנויות שרכשתי בתחום ולהעביר הלאה מעט משיטות העבודה שלי המאפשרות לי להשיג יותר הֶסְפֵקים במהלך היום |

זו רשומה שהתחילה מנקודת המבט של המדיה חברתית והתקשורת החברתית, ולמעשה גדלה והתרחבה עד למעגלי ההתנהלות שלנו בכללם. אין ספק שאם נדע לארגן את יומנו יתפנה לנו זמן רחב לקריאה, לתגובה, לאינטראקציה. כך בסופו של יום הכול נפגש עם הכול ותורם לתמונה השלמה של תרבות צריכת התוכן שלנו ולאופן ניהולו. אחלק את ההמלצות לתַתֵי נושאים ואשלב בכל אחת מההמלצות כמה מההגיגים שלי ומההרגלים שלי לגבי צורת עבודה נכונה. אתם כמובן צריכים מצידכם להתאים את ההמלצות אל סדר היום שלכם ואל המהות האישית שלכם. הנקודות המצורפות כולן חשובות בעיני, ואינן מייצגות בהכרח את הסדר המבני לעבודה  :

 תוכנית עבודה | גאנט פרטי | ידוע שלקראת כל שנה חדשה  אנחנו מתיישבים להכין גאנט גדול ורחב  של הפעילויות שלנו, וידוע באותה מידה שמרגע הצגתו להנהלת הארגון הוא עובר “לגור” למטה למטה במגרה כמה שיותר רחוק מהעין. לטעמי, רוב האנשים העוסקים בכך לא למדו את עוצמתו של הגאנט, ואי לזאת ראוי לצאת לטיול הזה באופן פרטי ולתכנן לעצמנו גאנט קטן של הפעילויות שלנו. בתוכָן יש לכלול גם את הפעילויות השונות שלנו בתחום התוכן, הקריאה, הכתיבה, מתחמים שאנחנו רוצים להזכיר לעצמנו לקרוא בעתיד. היומית שלנו מורכבת מהמון פרטים קטנים, ועל כן תזכורת של הפרטים השונים בצורת תוכנית עבודה קטנה, גאנט פעילות מאפשרים לנו לקלוט את היקף המטלות שלנו ובאופן טבעי הופך אותן לישימות יותר , למעשיות ולנגישות יותר. תכנון הפוסטים שלי בבלוג נפרס תמיד על גאנט הפעילות הכללי שלי, כך שאני רואה מתי אני צריכה לכתוב מה. עצם העובדה שיש לי תכנון כזה מאפשרת לי להתנהל במחשבה רגועה ומתוך הביטחון ששום דבר לא מתפספס. שימו לב לעוצמה הרבה שמתגלה באורח חיים מסוג זה לגבי איכותו של הגאנט, שכן ברגע שאנחנו לומדים לעבוד מנקודת מוצא מאורגנת במסגרת המעגל הפרטי, נדע גם לתכנן את התמונה הגדולה של היקף העבודה הרחב אליו אנחנו נחשפים. ודבר נוסף שהוא ממש עקרוני בחשיבותו :  הגאנט מהווה מקור ייחודי לזיהוי ממשקים סינרגטיים בין כלל הפעילויות . כך נדע לייצר מכפילי כוח בין פעילויות שונות החופפות אחת לשנייה במומנט מסוים ולא נְאַבֵּד חלונות הזדמנות בעלי משמעות לענייננו |

To Do List | תיעדוף  אחד הצעדים החשובים ביותר בעולם התוכן הוא לדעת לייצר תעדוף מכל הבלאגן שבשטח. בעניין שלפנינו אני ממליצה לכם לייצר טו דו ליסט. הרשימה צריכה בעיני להיות מותאמת מצד אחד לצרכים הטקטיים שלכם, ומצד שני להתחבר למעוף ולחשיבה המכוננת. אישית אני נוהגת לחלק את הרשימה לטקטיקה ולאסטרטגיה ודואגת למנן את החומר בצורה כזו שאגע בשניהם גם יחד. טקטית אני צריכה לקרוא תכנים הקשורים בעבודה השוטפת, וכן אלה הקשורים בתוכניות שאני בונה. אסטרטגית מדובר באותם תכנים המביאים אותי לקַו מעוף הציפור כלומר לטייל בעולם העשייה ממבט-על, וממנו לשאוב את כלֵי העזר להמשך הדרך. רשימת תיעדוף עוזרת מאוד בביצוע המשימה ומשמשת כתזכורת במובן שציינתי, דהיינו שלא נשכח את שני הקצוות הן הקצה הביצועי והן הקצה המחשבתי, בחזון ארוך הטווח |

Google Reader | הכלי המשמעותי ביותר  אשר עוזר לי לייצר אגריגציה של התכנים השונים אותם אני קוראת הוא הכלי הזה. האפשרות לבחור בלוגים מובילים ואתרים שמתוכם אני רוצה לקבל תכנים באופן קבוע מאפשרת לי לשלוט על כמות התוכן שאליו אני מעוניינת להיחשף. בנקודה זו חשוב  לנכס הרגלים מאוד ברורים לגבי הזמנים שבהם בחרתם כדי לעבור על התוכן, ואישית אני נכנסת באופן קבוע פעם אחת בבוקר ופעם אחת בערב ועוברת על תכנים שעשויים לעניין אותי. במידה ואין ברשותי בנקודת זמן מסוימת את הפנאי לקריאה אני מסמנת את התוכן הרצוי במועדפים וחוזרת אליו מאוחר יותר. כמו כן, מדי פעם אני מעדכנת את החומר הזמין ועוברת על רשימת הבלוגים כדי לנקות כל מה שאינו נראה רלוונטי. חשוב שלא להעמיס יתר על המידה , עשרה בלוגים לערך הם כמות מספקת ואם תיגדשו את המתחם בכמות גדולה מידי, הרי מלכתחילה הכשלתם את משימת הקריאה |

לחלק את המשימה לפירורים | גם כשנראה לנו שהמשימה היא בלתי אפשרית  ושלא ניתן להשתלט על כמות המידע אני ממליצה לכם בכל זאת לחלק את המשימה לפירורים. מעצם העובדה שתתחילו ושתתמודדו עם כל צעד בפני עצמו מובטח לכם שתצליחו להגיע למספר צעדים גדול הרבה יותר. הסתכלות כוללת על המשימה במלואה מסוגלת “להקפיא אותנו”. כמו כן, כמו במציאות חיינו, כך גם בעולם של תוכן טוב יהיה לדעת לקבל החלטות, לחתוך, וככל שנשכלל את התכונה הזו נזכה לאיכות יותר גבוהה ביחס ההמרה שלנו בין מה שאנחנו נחשפים אליו ובין מה שאנחנו צורכים |

 דַּחְיָנוּת | תכונה שמזכירה לי לעיתים את הֶרגֵל הקנייה בתשלומים. הרי בכל מקרה, ולא משנה מה נעשה, נפגוש את הסכום בנקודה האחרונה על ציר הזמן ולרוב כשנפגוש אותו הוא כבר יצטבר לסכום גדול שאין באפשרותינו לעמוד בו. אם תדחו את הקץ ולא תקדישו דקה או שתיים אשר מנוהלות מראש ומאורגנות על פי האמור לעיל למטלת הקריאה ולמשבצת התוכן שהוגדר כטקטי וכאסטרטגי הרי צפוי מראש שבסופו של יום לא תקראו דבר מכל מה שהצטבר |

Bookmarks | עומס התכנים אליהם אנחנו נחשפים  מחייב אותנו בבחינת צורך אמיתי לנהל ספריית תוכן. כלי המועדפים יכול לעזור לכם לסדר בכל ערמת המטלות סוג של היגיון. אישית אני נוהגת לחלק את התכנים שאותם אני קוראת לתיקיות הערוכות על פי נושאים. כך אני יודעת שכאשר אזדקק לתוכן מסוים בשלב מאוחר יותר אוכל לשלוף אותו בקלות יתר. כאמור, כדי להקל על הזמינות רצוי מדי פעם לטרוח ולבדוק את התיקיות ולנקות מהן תכנים שכבר אינם רלוונטים. באופן עקרוני הסדר הזה מאפשר לנו נגישות גבוהה לתכנים שבאמת נחוץ לנו לפגוש מחדש. הקפדה זו שנראית אולי מיותרת ואף זניחה, מנגישה לנו ביתר קלות תכנים שאליהם תכננו לחזור בשלב מאוחר יותר |

עיקר וטפל | לזרוק מה שלא רלוונטי – להעביר הלאה  סדר וארגון מתחיל ונגמר ביכולת שלנו להחליט מה עיקרי, מה נכון ומה רלוונטי לנו. עלינו ללמוד ולפתח מנגנון מהיר של קריאת כותרות ויכולת קביעה זריזה על סמך הכותרות ותַתֵי הכותרות ועל פי הקליטה המיידית של מה “שמדבר” אלינו. טוב לפַתח מנוע של “העבר את זה הלאה” למשל מה שלא רלוונטי לנו אך יכול להיות רלוונטי לאחר צריך לעבור במיידי ולא בנסיון דחייה לזמן מאוחר יותר. תכונה זו מאפשרת לנו לפַנות אינפורמציה מיותרת עבורנו ובכל זאת אולי טובה לאחר. כאמור, בכדי להתמקד בָּעיקר אין להשאיר עומס וגודש תכנים בתיבת המייל שלנו וגם לא במועדפים. עומס תכנים מבלבל את העין וגורם לנו להתרחק מבחינה פסיכולוגית מהמשימה . מה שלא נחוץ צריך להיזרק לפח ובכך לדלל לנו את האינפו מול העיניים |

בניית תשתיות עבודה אשר מקנות איכות עתידית | חלקכם תחשבו שהפוסט הזה לבדו כבר תופש משרה מלאה  אבל, אם נחשוב ברצינות מדובר על בניית תשתית והקניית הרגלי עבודה חדשים. מרגע שיצרתם סדר יום חדש, מאורגן יותר ומסודר יותר הדברים יתאפשרו ביתר קלות |

לסיכום | גם בבלאגן האינדיאני הזה אפשר וניתן לייצר סדר. הסדר אינו מטרה אלא הוא כלי, כלי שעוזר לכם להגיע למטרות וליעדים שלכם ולכן צריך לדעת להגמיש אותו לאופן בו נוח לכם ואשר משרת את צרכיכם. למיטב תפישתי, הסדר משביח את החיים, מצמצם בעיות וממנף הצלחות. כמו כן אציין את סגולתו הייחודית של הסדר – לפנות לנו שעתיים שלוש שעות נוספות ביום בהן נוכל לחקור, לקרוא, להכיר ולהתפתח |