בהמשך ישיר לסדרה שהתחלתי לפרסם עבורכם– בכל הקשור לתוכניות עבודה 2015, אני מעלה הפעם פוסט חשוב ביותר בעיני והוא : שיתוף ידע. חשוב לי להקדים ולומר לפני שאצלול לפוסט עצמו, שמנקודת מבטי- הידע הוא הרצפה היציבה כבסיס שעליו ניתן לדרוך בביטחה כדי להגיע להחלטות הנכונות. מבחינתי ידע, איסוף האינפורמציה, קריאה נכונה של מפת המגמות והשלכותיהן על המסלול העתידי- מאפשר למעשה לנווט את הספינה של העסק בכיוון הראוי ולהחליט במה נכון לעבוד ואיפה כדאי להשקיע.
מידע הוא כלי שתומך החלטה, ומאפשר לחברה להבין מה הוא התמהיל הנכון של צוותי העובדים המתאימים למשימה- אם בהרכב הפנימי ואם החיצוני; לקבוע סדרי גודל בהקצאת העלויות להשקעה בפרויקטים; ומעל הכל- לבדוק איזו תשתית תיבחר לעיצוב תדמית החברה בצורה שתתכתב עם אותן מגמות, על בסיס אותו מידע שמשרטט לנו את מפת העתיד. אך יחד עם זאת יש לזכור כי ככל שהזמן עובר מצטבר יותר ויותר מידע בעולם, כך שקשה להסיק מכך מה חשוב ומה רלוונטי לארגון שלכם. כמו כן, נוספת הבעיה של ביזור האינפורמציות השונות באגפים נפרדים של החברה- באופן שמכלול הנתונים אינו גלוי לשאר הצוותים של החברה. לכן, נושא שיתוף הידע כפי שציינתי לעיל משמעותי ביותר בעיני, שכן הוא מכפיל את ערכו ככלי עבודה תומך החלטות ואכן, כשנוסף אלמנט השיתוף- המופעל בחוכמה מצליחים לנהל את המידע בצורה הרמונית, שתתרום לאיכות העבודה בין העובדים ומקבלי ההחלטות. למי שרוצה לקרוא את הסדרה כולה (עדיין בהתהוות) רצ”ב Link.
חשוב לי לארגן עבורכם את סדר הפוסט בצורה שיטתית– ולכן אחלק את הרעיון לחמישה עקרונות מרכזיים שינחו אתכם בעיצוב התבנית הנכונה ביותר לשיתוף הידע בחברה. חמשת הדברים הם : תרבות שיתוף, אנשי הידע, כלים שמאפשרים שיתוף, שיטות, והבנה שיש פה דילמה שמתייחסת לשיתוף ידע גם בפנים וגם בחוץ. בואו נתחיל…
תרבות שיתוף- מרגע שהארגון אכן מעריך את הידע כאחד מהיסודות שלמעשה בונים את העסק ומקפיצים אותו קדימה- וכשהוא מבין שהשיתופיות מניעה את הזרימה הנכונה בחברה בצורה שתמקסם את היכולות עד לניצול מלא של הפוטנציאל- יש ליצור תרבות שיתוף בחברה : עוד לפני שמתחילים לחפש כלים, שיטות ואנשים- חשוב להשריש בארגונים תרבות עבודה אותנטית שתתפתח בצורה דו סיטרית- מלמעלה למטה, ומלמטה למעלה. ובכדֵי שאכן תונחל תרבות של שיתוף בארגון צריך לבנות מנגנונים שמאפשרים לקטבים ההירארכיים לחלחל אל האמצע ואל המערכת הפנימית של החברה. המהלך, מניסיוני- תמיד יתחיל מלמעלה, באמצעות דמות בכירה מטעם החברה, רצוי מנכ”ל, שמאמין שידע ושיתופיות הם כלי עבודה אסטרטגיים שחיוניים לחברה כחמצן לנשימה.
תרבות של שיתוף מחייבת כמה כללי יסוד : להכיר בעובדה שדברים שנהגנו לעשות עוברים שינוי, ובהכרח נהיה יותר חשופים במידע מבעבר. החשיפה היא שמאפשרת את זרימת הידע – ובלעדיה המעבר בעצם לא יקרה. זה אומר שבעולם של סיכונים ואיומים- צריך להתמודד עם רעיונות חדשים על מנת להיחשף להזדמנויות ובו בזמן לנצל משאבים וחוזקות קיימות לעוד שדות פעולה. זה גם אומר שבתרבות הארגונית מישתנה המבנה ההיררכי שכן ניהול ושיתוף הידע כבר אינם מתיישרים עם שרשרת הערך- הידועה בחברה לפי ציר העובדים. צוותים שמשתפים פעולה יכולים להיבחר גם מתחתית ההיררכיה ולמעשה לקבל מעמד חדש. זוהי אולי התובנה החשובה ביותר שראוי לאמץ לטובת השינוי: כשמשנים את המחט ופועלים אחרת מהמקובל, הרבה דברים קורים כי החידוש מקרין על יותר משדה אחד- ותיכף אפרט לגבי כל אחת מהסוגיות שרוקמות ביחד תרבות של שיתוף.
אנשי ידע- בכל חברה יושבים אנשים שתפקידם לחפש מידע, בחלק מהחברות תפקיד זה תופס משרה מלאה, ובאחרות- תפקיד חלקי. אבל בכולן מצויים הרבה מאוד “אנשי ידע” – אנשים סקרניים שקוראים, מתעדכנים, יודעים לחבר בין הנקודות ולהגיע לתובנות מעניינות. עולם שרווי במידע, ותרבות ארגונית של שיתוף, הוא שדה הפעולה שמתאים את עצמו היטב לאנשים הללו- כי הוא מאפשר להם לקבל במה חדשה שאולי בעבר לא הייתה נגישה להם. אבל בקרב אנשי הידע נמצא תכופות נטייה להבליט את אישיותם באופן שמרחיק אותם מחזון התרבות השיתופית. לא מדובר ברעיון שיתופי כמו להפוך לקיבוץ חלילה ואין צורך להתחיל בחיים משותפים… אבל אם בכוונתנו להקים תשתית שמסוגלת למקסם משאבים- אחד האתגרים הגדולים ביותר הינו: היכולת להפוך את אנשי הידע של הארגון לצוות שמעוניין לקחת חלק באסטרטגיית השיתופיות. אנשים שמחזיקים במידע לעצמם במסגרת הארגון בלי לחלוק אותו עם האחרים – עלולים להזיק לקידום העסק, שכן הם מונעים מהחברה את העידכון החיוני המתבקש מהתובנות שלהם- במקום שניתן היה לחסוך בזמן ובעלויות ואף למקסם תפעולית ורווחית את ניהול העסק.
כלי שיתוף- על מנת שיֵקַל על אנשי הידע לשתף, חשוב לאמץ ולהפעיל כלים שיתופיים שמאפשרים למידע לזרום בכל מחלקות הארגון. כיום, במרחב הדיגיטלי היכולות הללו הן זמינות ומאפשרות לחברות להפוך למערכות משומנות היטב ברמת הכלים. אם התרבות העסקית עובדת נכון, ובמידה שבעלי היכולת הטכנולוגית מבינים את חלקם הקריטי בסיפור- הכלים לשיתוף מקבלים חשיבות עליונה. כל ארגון צריך לברור את החוכמה תשתיתית שמעניקה לו המהפכה הדיגיטלית בהתאם לצרכיו ובעצם אין פטנט אחד שיתאים לכולם. תכופות אני שומעת מצד חברות את ה”אידיאה פיקס”- ש”רק הכלים של מייקרוסופט יכולים לעזור לי”, או לחילופין “רק קהילה סגורה בפייסבוק תצליח”! ובעיני התועלת שבאיתור הכלי פחותה בהרבה משתי הנקודות האלמנטאריות : אנשים ומנגוגנים. התשתית הטכנולוגית והכלי התואם- הם בסך הכל אנאייבלר שאמור לתמוך אוטומטית בשיטות שאתם מפתחים. נכון, ברוב המקרים הכלי והטכנולוגיה יכולים לעזור לכם לבנות את המנגנונים שמניעים את גלגלי העסק, אבל צריך להיזהר! הכלי נועד רק לעזור ולא כתחליף לחשיבה על השיטות. אמנם כלֵי השיתוף חשובים ביותר ברמת הגישה הנוחה של האנשים למידע, אבל בלעדי המידע והאנשים שיזרימו אותו יוצא שהכלי נשאר- ערום.
שיטות- נושא השיטות עובר כחוט השני גם בנקודה הראשונה שעסקנו בה (והיא תרבות השיתוף), וגם בנקודה השנייה (והיא האנשים). בחירת השיטות מאפשרת למעשה לבנות תשתית יציבה שאיתה אפשר באמת לעבוד באופן קונסיסטנטי. יש להחליט מראש מי יימנה על צוות האנשים שיעבדו בכך כחלק אינטגרלי מהמשרה שלהם. יש צורך להכניס לסדר היום של הישיבות את העברת המידע, ולבדוק שזרימת המידע שעוברת בכל רמות החברה מייצרת את הפלואו שהארגון נזקק לו. יש צורך מעשי להיעזר בספקים חיצוניים שידעו להזרים לכם באופן שיטתי מידע שאתם בארגון לא חשופים אליו מיידית- כי יומכם קצר ואתם לא מספיקים לעסוק בכך. נכון, חברות מחקר ומידענות מגיעות עם תג מחיר- אבל הן יודעות להפיק ערך רב משמעות עבור החברה מבחינת המידע המודיעיני תחרותי שהיא זקוקה לו. עם זאת חשוב להבין- המידע כשלעצמו אינו מספיק, והשיטה הטובה מכל הינה לדלות מהמידע את הנקודות החיוניות לעשייה, להשבחת העבודה. המידע שזמין לכל מחלקות החברה- חייב באופן שיטתי לתפקד עבורכם ככלי עבודה שאותו ראוי להטמיע בתוך מבנה החברה.
תמיד כשאני כששואלים אותי מה אני עושה עם ארגונים (שכן המוצר שלי הוא מידע וידע) אני עונה- שבשלב הראשון אני מלמדת את הארגון לדבר בשפה חדשה, שפת החדשנות דרך דיגיטל וטכנלוגיה- מהמקום בו הארגון נמצא. ומנחה את האנשים שעובדים מולי איך לקלוט את עולם המושגים החדש שהוא עתיר מידע במהותו. בשלב הבא אני עוזרת לאנשים הללו לדבר בשפה טבעית זאת בפעילות השוטפת ולגלות בכוחות עצמם כיצד יוכלו להיחשף באופן שיטתי למידע החיוני באמצעות כמה מקורות: המידע המצטבר ברשת, כנסים איכותיים בארץ ובעולם, ספקים שונים ואנשים שמוכנים לתרום מתחומי הידע שלהם. והשלב השלישי- שהוא המשמעותי ביותר, איך לקחת את כל המידע שהתקבל ולפרוק אותו למערך השוטף של תוכניות העבודה, שכן אם המידע לא הופך ליכולת, לכלי מעשי, לאייטם עקרוני בתוכניות שאתם מעצבים- אז מה עשינו? המידע נשאר כחומר תיאורטי עם שווי נמוך ואין בו כדי למקסם את תכליתו הראשונית והיא- להוות רצפה איכותית למבנה העתידי של הארגון.
החוץ והפנים- מאגר המידע נמצא גם בתוך הארגון וגם מחוצה לו. ומכאן- ארגון שמוכן לבנות תרבות של שיתוף חייב לסגל לעצמו שיטות של חיפוש מידע בחוץ ובפנים, תוך איתור אנשי ידע מחוץ ומבית. בנוסף – לפתח שיטות של שיתוף הידע על מצע תכליתי גם כְּלַפֵּי חוץ וגם כלפי פנים. חברות שמנהלות יומן רשת- דרך בלוג, ועם קהילה שיתופית ובו בזמן גם יודעות לעבוד יחד עם קהילות פנימיות וחיצוניות תוך שיתוף הדדי של המידע וניהולו בחוכמה עד לכדי הפעלתו ככלי עבודה, הן החברות שיוצרות את ה DNA של החברה שמתבטא בזרימה איכותית בעורקי החברה ומאפשר באמת לצמוח על בסיס המידע המתועל בחוכמה. היכולת לקחת מגורמים חיצוניים, כמו מקורות המידע הזמינים ברשת, ספקי ידע, כנסים משמעותיים ומפגשים עם קהילות (גם מעמדת השומע וגם מעמדת המרצה) היא משמעותית ביותר לקידום החברה. זה מקנה למידע נפח סגולי שדרכו נעשים החיבורים החכמים, נוצרת סקרנות טבעית ומשם ואילך- צומחים להם עוד ענפים עתידיים על הגזע המקורי של החברה. זרימה של מידע החוצה ופנימה- מוֹנעת קיבעון, מוֹנעת סטגנציה ושומרת את אנשי החברה במצב עירני מול התזוזה האבולוציונית הבלתי פוסקת. היכולת לנצל את מצבי התזוזה וכפי שאמרתי, גם לפרוק אותם על בסיס קבוע אל תוכניות העבודה- צריכה לבוא לידי ביטוי גם באופן ספונטאני וגם במהלך השנה.
מילת סיכום. אני מקווה שלקחתם מהפוסט הזה את האמירות החשובות שניסיתי להעביר לכם כאן. אלו הן תובנות המתבססות על עבודה ארוכת שנים עם ארגונים- ועל התבוננות מעמיקה בתהליכים שהוכתרו בהצלחה, וגם כאלו שלא צלחו. הַצָעַתִי, שתסגלו לעצמכם תרבות של שיתוף, תניחו את האגו בצד ותחתרו למצויינות ממקום של סקרנות וחקירה. במציאות של ימינו, האוניברסיטה היא רק החותמת הראשונה במסלול המקצועי של חייכם- האוניברסיטה האמיתית היא החיים, ויש ללמוד באופן בלתי פוסק, כל הזמן, ועל בסיס קבוע. כמו כן- לעשות שימוש בלמידה הזו ומיד להפוך אותה לעשייה.
