היו תקופות בהן נהגנו להכין תוכניות עבודה לשנה הבאה– והן היו בערך קופי פייסט של השנה הקודמת. הכל נראה פשוט, הכל הצליח וכלל לא היה צורך לשבור את הראש. לפעמים, היו קצת שינויים שהעבירו לנו רטט קצר בגוף- אבל בגדול הדברים חזרו על עצמם פחות או יותר במשך תקופה ארוכה. והנה מופיעה לה מציאות חדשה, שאיתה קשה לצפות את העתיד, ובה כוחות השוק הגדולים מקרינים על מה שאנו עושים-בימינו קצב ההשתנות של הצרכן הולך וגובר ועושר ההזדמנויות הנקרות בדרכו עצום. בעיני, דווקא בתקופה זו תוכנית העבודה צריכה להיות כל הזמן – אבל כל הזמן, בסיס לשינויים. ובכן, איך למעשה בונים כזו תוכנית שיודעת להתגמש תוך כדי תנועה ולקפל לתוכה הזדמנויות חדשות (וגם סיכונים) ברמה יומיומית ?
הפוסט הזה יעסוק בדיוק בכך, כיצד בונים תוכניות עבודה חכמות- שיוכלו להתגמש בשלב המעשי. מה נדרש מחברות גדולות לעשות על מנת שתוכלנה לגלות ערנות מספקת ולהגיב מיידית לתמורות בשטח ולקצב המהיר של ההשתנות ? ישנם שלושה גורמים שמכשירים את החברה לאמץ תוכנית עבודה חכמה עם יכולת להשתנות תוך כדי תנועה : תרבות ארגונית, טיפוח צוותים ושכלול השיטות. שימו לב כי לאורך כל הסדרה שלי עוברים כחוט השני שלושת הקווים האלה, שהם משמעותיים ביותר ולמעשה קובעים את עצם יכולתה של החברה להכין את עצמה להשלכות של המצב היום על המחר. ארחיב בכל אחד מהפרמטרים שבהם נקבתי לעיל על מנת שתוכלו ליישם את התובנות המתבקשות גם במסגרת הארגון שלכם.
תרבות. ברוב הארגונים הגדולים, התרבות הארגונית האפקטיבית לגבי תוכניות העבודה מבוססת על היגדים, היפותזות, כמו כן ניהול פרויקטים נקודתיים ופרויקטים רוחביים- מתוך תכנון מראש. בעולם שמשתנה במהירות אחד הדברים המשמעותיים ביותר להתפתחות הארגון- הינו ההבנה שהזמן של כל פרויקט, במציאות של היום חייב להתקצר. התרבות הארגונית אם כך תאפשר לזוז מהר- בכוונה להרבות בנסייניות ולהסתגל לשינוי תוך כדי תנועה. תוכנית עבודה גמישה וחכמה חייבת להניח מראש הנחות יסוד כלליות בבחינת כלי עבודה וכרצפה יציבה שעליה ניתן לדרוך בבטחה- אך יחד עם זאת, התרבות הארגונית שתחלחל לתרבות העסקית של החברה תאפשר לעשות שני דברים : הראשון, לצאת מהר, כי ה TTM הופך להיות לקילר אפליקיישן מספר אחד בימינו אנו. והשני– לטפח תרבות שמאפשרת להקשיב, להסתקרן, ולהבין בתוך התהליך לאילו תפניות מפתיעות כדאי לסטות מהעקרונות, שכן ממש לא הכול נמצא בשליטתנו. האקו סיסטם מתמלא בהרבה מרכיבים שמשתנים ומהם ניתַן גם ניתַן להרוויח אבל רק בתנאי שנדע לפעול מהר ובגמישות.
אנשים. כל מה שאמרתי עד כה- ללא צוותי האנשים שמסוגלים לבצע את המשימה הזאת, לא ממש יקרה. התרבות הארגונית חייבת לכלול במבנה של החברה מבחר אנשים, מומחים-שמסוגלים לשנות כיוון מהר ותוך כדי תנועה. אך במקביל יש גם לאפשר לאחרים שזזים יותר לאט להבין את המערך הכללי של כלי העבודה והשיטות החדשות כדי לפעול באותו קו אחיד ובאותה צורה. אנו לומדים למעשה סוג חדש של תנועה, ולא לכולם קל להשתלב בדינמיקה המהירה הזו : זה פוגש הרבה מאוד פחדים, חוסר ביטחון וכמובן שזב פוגש את בעיית האגו. הצוותים שיעזרו לעשות את השינוי חייבים לקבל על עצמם מספר חוקים שמנמיכים את עוצמת האישיות הפרטית- לטובת שיתוף פעולה עם כל הניצבים בסולם ההירארכי כדי ללכת ביחד בדרך הזו ולעזור לארגון להשתנות ובמהירות. הם חייבים להיות מצוידים בכמה תכונות, כגון : שיהיו מקצועיים, בעלי ביטחון, אך בד בבד צנועים ועם יכולת הקשבה. אלו האנשים שיקדמו את הארגון בכל הנוגע לתכנון תוכנית עבודה חכמה שבכוחה להשתנות במהירות תוך כדי תנועה.
שיטות. בניית תוכנית עבודה גמישה תלויה ביכולת שלכם להכין שיטות עבודה חדשות. זה מתחיל בעיני מתא חיפוש חכם שמסוגל להבחין ולאתר אֵילו מגמות משמעותיות עומדות לשנות את העסק שלכם. לאחר מיפוי המאפיינים של המגמותח, יש להחליט על הכיוונים הרצויים לחברתכם כדי לבנות את התשתית הטובה להמשך. ההחלטות שלכם לא צריכות להיעצר במסלול חדגוני, הן חייבות לתמוך בטיפוח יכולות רלוונטיות הרבה לפני גילום הפרויקט. שימו לב למשמעות העסקית של תובנה זאת: תכופות אנו נוטים להתעכב על בניית כלי חדש, לשרטט קו עסקים בשיטה חדשה ובעצם פחות מתמקדים במיומנויות הנחוצות לפעילות סביב עולם תוכן חדש.
ההבדל המהותי מתבטא בכך שמרגע שנוכל להגיב להשתנות במהירות- כבר יהיה בידינו בסיס יעיל להמשיך ולבנות עוד ועוד דברים. בתמצית – המסר הוא שכדאי שתעסקו הרבה יותר בבניית היכולות והרבה פחות בביצוע. עבודה רצינית סביב היכולת תאפשר לכם גם ביצוע מהיר וגם הסתעפות רחבה של כל דבר שבניתם אל פרויקטים נוספים בקצב מואץ. שיטה נוספת שמתחייבת מהדברים הינה להתמיד בעבודה שנעשית מתוך סקרנות. אין כמו הסקרנות שבכוחה לשרת אותנו ככלי עבודה משמעותי שמאפשר לנו לקלוט מה קורה סביבנו, לחבר את הנקודות בים הנתונים, ותוך כדי תנועה להשיט את הספינה לכיוונים הנכונים. נכון, בידכם לקבוע את קו האופק אליו אתם רוצים להגיע אבל אל אותו יעד אפשר מן הסתם להגיע בכמה דרכים, והנה-ככל שתשרישו בחברה ובצוותיה שיטות שמאפשרות לזוז בגמישות, כך מובטח לכם להשיג את היעד הנכסף וכך יקל על כולם לפעול בקצב המתבקש כדי להגיע רחוק ככל האפשר.
מילת סיכום. אישית אני נהנת מאוד בכתיבת הסדרה הזו על תוכניות עבודה 2015, והיא גם עוזרת לי לעשות סדר בכל מחשבותיי על הנושא, כך שאבין מה חשוב יותר ומה פחות. ומה מעצם קיומו- מהווה תשתית איתנה שממנה ניתן להמריא ולנסוק לשמיים. אני מקווה שגם עבורכם יש תועלת בנושאים שבחרתי, והירידה לפרטים עוזרת לכם לעצב את הדרך במסלול שבחרתם. אמשיך להציף לכם עוד בתכנים נוספים בהמשך הסדרה על מנת שהמכלול יהווה בסיס איתן לעבודתכם בשנה הקרובה.
