Events & Social Media

עולם הכנסים והאירועים הפך לחלק אינטגראלי בתמהיל השיווקי שלנו נראה לכאורה שבכל זמן נתון יש מספר עצום של כנסים המתרחשים בעת ובעונה אחת. השיקול של בניית תמהיל שיווקי חכם הכולל כנסים ואירועים נהיה קשה מיום ליום. למשל חלק מהשיקולים של החברות וההתלבטות שלהן : האם להשתתף בכנסים של אחרים ? האם לייצר כנסים משל עצמנו ? אולי גם וגם ? כמו כן, מיום ליום קשה יותר לתפוס את שימת הלב של הלקוח בגלל הריבוי והעומס. בשל כל אלו אנו מוצאים את עצמנו מתקשים “לדלוור” את הדבר הבא שיגרום לכולם לדבר עלינו לפני האירוע, לבוא ולקחת חלק תוך כדי, ולהיות מעורבבים בבאזז שנוצר אחרי…

אמנם כתבתי על כך פוסט לפני כשנה וחצי אבל פתאום הבנתי שהמון דברים השתנו (כולל אני) החלטתי לחזור לנושא ולארגן כאן מעין מדריך קטן לעסקים על ה”עשה ולא תעשה” של עולם הכנסים והאירועים. באופן טבעי ובגלל שאני בחורה חיובית אני אדבר יותר על הכן ופחות על הלא. אתם תסיקו בין השורות מה הם הדברים שכדאי להימנע מהם ואיך נרתמים למשימת התמהיל הנכון ביותר עבורכם.

באספקט של כנסים בהם אנחנו משתתפים כשותפים ולא כבעלים : יש המון אירועים כאלו שלבושים בתחפושת של ימי עיון, מפגשי פסגה, מפגשי תוכן ולימודים למיניהם. חשוב להשקיע, טרום קבלת החלטות, במשימה מעט ארוכה אך הכרחית מבחינה אסטרטגית והיא מיפוי הכנסים. מכיוון שאנחנו במציאות תקשורתית חשופה כדאי לערוך טרום שנת פעילות ובזמן תכנונה מיפוי נרחב, בארץ ובמידה וחשוב לכם ונוגע לכם גם בעולם. המידע היום זמין וקיים ברובו, וחיפוש יעיל ברשת יוליד לכם תובנות ברורות על האירועים ההולכים להתקיים. זה מידע שיכול לעזור לכם להבין מה עושים המתחרים ומה קיים בשוק מבחינת הקונטקסט שלכם. כפי שאתם יודעים אני בעד תכנון ציר פעילות ובנית גאנט, לדעתי זה כלי שיכול לעזור לכם למפות את כל ההתרחשות ולמקם אותה על השנה ובכך לפתוח לכם חלון הזדמנויות לידע והבנה מה קורה ומתי. בנוסף מיפוי כזה יכול להוליד לכם רעיונות חדשניים כגון פנייה לשותפים שלא חשבתם עליהם קודם או יצירת תוכן חדש ואחר מהפעילות שנעשית ומתוכננת כרגע בשוק. כמו כן, זכרו חשוב להיות נוכח באירועים ובכנסים שמכוונים אל קהל היעד שלכם ולא בהכרח רק אל עולם התוכן שלכם. במידה ומצאתם אחד שמכיל את שניהם הרווחתם אבל מיקוד ברור של מטרות ויעדים יעזור לכם מאוד להגיע לתובנות הנכונות וההחלטות העסקיות שיולידו לכם תוצאה אמיתית.

חסויות רוב שיתופי הפעולה בכנסים מקבלים ביטוי של חסות, צריך לקחת בחשבון שקיימות קונסטלציות שונות לשיתופי פעולה וכדאי לכם לשאוף לכך שהחסות תקבל דמות של שיווק לקהל יעד ממוקד. בד בבד צריך ונכון לחתור לפעילות תוכן יוזמה מטעמכם למשל, היום יותר מאי פעם נהוג לשלב בכנסים סדנאות שונות לצד המליאה הגדולה. חשבו פתוח וחשבו בחדשנות זו הזדמנות שלכם לתת ערך מוסף לקהל יעד שבוי, אם תדלוורו אקטיביזציה שונה ומיוחדת תקבלו יחס המרה משמעותי להשקעה שלכם.

כנסי אג’נדה עצמאית קרי אירוע שאנחנו יוזמים, בסוגיה זו יש הרבה מה לאמור ובטוח שלא ניתן להגיד בפוסט אחד את הכול אני שוטחת בפניכם נקודות מרכזיות שצריך לתת עליהן את הדעת ומקווה שמתוכן תדעו לחולל את התכנון הנכון. הדבר החשוב ביותר הוא התוכן הוא המלך חשוב להבין שהוא זה שמוביל את המהלך השיווקי, יכניס את הפן הסקסי והעניין זה שיתרום לכך שהכנס יעורר הדים ויביא קהל חדש של מתעניינים. תכנון חכם של עולם תוכן מדויק ומעניין יבטיח לכם שיווק איכותי ב360 מעלות טרום האירוע, לאחריו וכמובן במהלכו. משימת התוכן אינה פשוטה רצוי מאוד לחבור אל גופי תוכן משלימים היכולים למקצעה לכם את ערך הכנס, חשוב לחשוב על אורחים נכונים ולא בהכרח שמות גדולים, השם פחות חשוב מהאישיות שתעביר את המסרים עליהם אתם דוגרים ומשקיעים כספים. אם יש לכם אפשרות וכסף אפשר ונכון לחשוב על keynote Speaker מרכזי בעל שם ועניין שיכול למנף לכם את הכנס כעוגן שיווקי וגם כעוגן ערכי. חשבו על כך שהקהל הוא חלק בלתי נפרד מהתוכן וככל שתשכילו לשלב אותו בפעילות יזומה האירוע יהפוך למעניין יותר, תיכף נדבר בהרחבה על שילוב הציבור אבל חשוב שתיקחו בחשבון נקודה זו מלכתחילה ברמה האסטרטגית ולא כגימיק.

שיווק כנס לא מתחיל ביום האירוע העוצמה השיווקית שהוא יכול להעניק למותג ולמתעניין מתחילה בשיווק ופרסום כמה שבועות טרום הכינוס עצמו, בידיעות וכתבות של יחסי ציבור זהו בעצם מעגל החשיפה הראשון. גם אם בסופו של דבר אני כצרכן הסופי לא אגיע עדיין דרך הכתבות והחומר המתוקשר אני ארוויח ואלמד על התחום כי הוא צף על פני השטח. כמו כן כנס לא נגמר במעמד האירוע עצמו חשוב לקחת בחשבון שעשייה תקשורתית אחרי חשובה כמעט כמו הכנס עצמו. בעולם האפשרויות הקיים היום : מדיה דיגיטלית, אינטרנט, זירות קוד פתוח חשובה השיתופיות מי שלא יכול להגיע יכול לחוות וועידה שלמה מהבית בזמנו החופשי במסגרות שונות שלPodcast  וליהנות כמעט באותה מידה. היזם של האירוע מרוויח חשיפה הרבה יותר גדולה ומשמעותית ובכך הוא מגדיל את טבעת ה”משתתפים” חשוב להדגיש אקט זה חשוב גם ברמת השותפים העסקיים וגם ברמת החשיפה למותג.

איך להביא את הקהל פיזית ? לצערי ומניסיוני אני נאלצת להגיד בנחרצות וכמעט באקסומטיות לא יעזור כלום, לא פרסום לא שיווק לא דיוור אגרסיבי ולא הזמנות חינם. אם לא תערכו טלמרקטינג קשוח “עצבני” וממוקד על רשימות דיוור במעגלים שונים לעולם לא תגיעו ליעד המבוקש. בשביל שנגיע לכמות רלוונטית שמכבדת את המאמץ ומחזירה את ההשקעה לשותפים העסקיים צריך “לעבוד בזה” וקשה. יש מעט מאוד כינוסים בעולם שמגיע אליהם קהל באופן וולנטארי דוגמת כינוס הניצחון של אובמה. בדרך כלל אירועים שמתמלאים בקהל אקטיבי ופעיל קשורים באג’נדות אמוציונאליות,מליטנטיות ופוליטיות. שיווק הכנס במוד של חבר מביא חבר הוא השיווק הנכון ביותר. כיום, העובדה שקיימים כלים חדשים, כלי המדיה החברתית עוזרת לנו להרחיב את הבזז וליצור רעש חיובי נוסף סביב ההתרחשות. זה שם אותנו בפרונט של השוק מבחינת שימוש במדיה (במידה ונעשה חכם) ומייצר לנו הצלחות הלכה למעשה באירוע עצמו. נקודה חשובה – בכנס תוכן צריך להשקיע תשומות צריך “לכייל” את הארגון למוד שמניע את כולם לרצות להזמין ולקחת חלק פעיל מהשיווק האקטיבי. גם נקודה זו מתייחסת אל כלי המדיה החברתית ככול שאנשי הארגון ייקחו חלק וישתמשו בכרטיסים שלהם וביוזרים שלהם להפצת המסר כך תגדל החשיפה ותמונף על המשבצת הנכונה של שיווק “חבר מביא חבר” אני מזכירה לכם שזו המשבצת הנחשקת ביותר בעולם ואם אנחנו יכולים ליזום אותה “יצאנו גדולים”.

תמהול הכנס יש חשיבות גדולה מאוד בתמהיל התכנים של הכנס  הטיימינג קובע ! אירוע שנע על ציר זמן של יום מהבוקר עד אחר הצהריים לרוב יתחיל בקול תרועה ויחלש בהמשך היום. הדילול הוא טבעי זו ההתנהגות של הקהל וצריך לחשוב חכם איך נערכים בהתאם. גם אם נכניס עוגנים מופלאים לסוף יום הפעילות כולל הרצאה חזקה, פרס או חשיפה של חדשה מרעישה הסבירות היא שעדיין יהיה דילול. חשוב שיום “העבודה” יתוכנן מראש בהתחשב בעובדה זו ויסתיים מוקדם יחסית. תכנון נכון של תוכן ואקטיביזציה של הקהל ישיג לכם את התוצאה הנכונה ביותר.

Mingling הקהל שמגיע לשמוע אותנו מגיע לראות אותנו לקחת שניים שלושה טיפים אבל, בעיקר הוא מגיע לצורך ההתמנגלות לראות ולהראות. התפישה השיווקית צריכה אי לכך להתייחס בכובד ראש לחללי התוכן אבל לא פחות חשוב לחללים הפתוחים החללים של המפגש, כניסה, אזור האכלה, אזור שותפים עסקיים, בית קפה, מפגש אינטרנט ועוד … החשוב ביותר לזכור “גנבנו לקהל שלנו חצי יום עבודה” חשוב שנשאיר לו הד תקשורתי כזה שישכנע אותו שהוא עשה את המהלך ממקום איכותי ומושכל ולא ממקום של בזבוז זמן. צריך לטמון עוגנים שמבטיחים שהקהל שלנו יצא החוצה וימשיך לשווק את האג’נדה,  התוכן ואת המותג שלנו בקיצור צריך לתת לו הרגשה שהוא “הרוויח “.

במציאות  של היום בתפישת הWEB 2.0 צריך לתת לקהל את הבמה להשפיע, לקחת חלק , להתראיין, לעלות לאתר אינטרנט יעודי ועוד  … להלן כמה רעיונות לשימוש בכלי המדיה החברתית ככוח מניע ומשפיע על המהלך השיווקי העוטף של הכנס. שימו לב הדגש הוא על שיווק 360 מעלות קרי טרום, תוך כדי ואחרי שלושתם משמעותיים למהלכי השיווק והמכירה שלכם. הרעיונות שאני מביאה הם כללים ועל קצה המזלג כל מתחם עשוי להיות עולם ומלואו מבחינה שיווקית, כמובן שאתם צריכים לשבת ולחשוב מה מתאים לאג’נדה שלכם ולעולם התוכן ממנו אתם באים אני מאמינה שכל אחד ימצא טיפ או שניים משמעותיים עבורו.

שימוש במתחם הבלוג שלכם אם יש לכם בלוג פעיל הבלוג יכול להפוך בן יום למקום ההתרחשות המרכזי של האירוע. חשבו על כך שאתם יכולים למנף דרכו את יומן המסע של הכנס לכל אורך הדרך. מפוסטים יזומים על אורחי הכנס אשר “יחשקקו” את הקהל טרום האירוע עצמו. סרטי וידאו יזומים המדברים על התוכן. אירוח פוסטים אורחים של אושיות בתחום ועוד… במהלך הכנס תוכלו להכניס כתבות מתוך התרחשות עצמה וכמובן לאחר מכן תוכלו להעלות רשמים, תמונות, וידאו של ההרצאות, את המצגות עצמן ועוד… במקרה זה השמיים פשוט ללא גבול !

Webinar כמו שאמרתי קודם אירוע יכול להכיל סדר גודל של כמה מאות אולי כמה אלפים, אם אנחנו רוצים להגדיל את החשיפה אנחנו יכולים להשתמש בכלים אינטרנטיים המאפשרים לנו להגיע ליריעה רחבה יותר. שימוש בכנסי רשת מאפשר לנו להרחיב את מעגל החשיפה ויותר מכך הוא מאפשר לנו למתוח את ציר הזמן. רעיון של כנס וירטואלי יכול לעבוד בממשק ישיר עם השטח אך גם יכול להתקיים כיוזמה שעומדת בפני עצמה. החיבור בניהם נראה לי החזק והנכון ביותר. קחו בחשבון שבאופציה זו תוכלו לשתף קהל רחוק ולייצר אקשן שונה וייחודי שיעורר עניין ולא פחות חשוב בזז. כמו כן, אורחים שתרצו לשלב בתמהיל התוכן של שאינם יכולים להגיע יוכלו להופיע בשלט רחוק. זו אופציה גמישה שפותחת לנו המון חלונות ואפשרויות וכל מה שצריך לעשות זה לבוא עם ראש טוב קריאטיבי ופתוח.

Twitter המון כנסים משתמשים בכלי, למרות שבסה”כ יש מעט משתמשים קבועים בTwitter עדיין זה כלי שמאפשר לייצר שיחה ובזז מאוד אטרקטיביים ושונים ולא פחות חשוב הוא מאקטב את הקהל ומאפשר לו להרגיש כחלק מההתרחשות הלכה למעשה. היום נהוג לצייץ מהאירוע, לתייג בהאש טאג ולהרגיש כחלק מקידום התוכן. דברים נוספים שניתן לעשות עם הכלי : ניתן לייצר יוזר של האירוע עצמו ולייצר באזז רציני טרום הכנס. ניתן להכניס לאירוע עצמו שאלות של ציבור רחב ולשלב אותן בהרצאות כחלק מהתוכן, שוב פעם דוגמא לקהל שמשפיע על האג’נדה ושיח. זכרו זה אמנם כלי יחסית אקסלוסיבי ואין לו קהילה ענקית שצורכת אותו על בסיס קבוע אבל, זו קהילה משמעותית מלאה בגנראטורים שמייצרים את הבון טון ואת זרימת התוכן. על שימוש חכם בכלי זה עבור כנסים ואירועים אפשר לכתוב פוסט שלם אולי גם אעשה זאת בזמן הקרוב.

Facebook הכלי מאפשר לנו לייצר מתחם אירועים ברור וממותג מתוך הכרטיס האישי או מתוך קבוצה או דף מעריצים. ניתן להזמין דרך הכלי אין ספור חברים הקשורים אליכם ולארגון בכרטיסים האישיים. ניתן להפוך את האירוע שאתם יוצרים למתחם מעניין שסביבו נוצר שיח ודיון על טרום הכנס. אם אתם חושבים בגדול ניתן אפילו לשתף את הציבור ולשמוע מהם מה יכול לעניין אותם ובכך לתכתב את תכני הכנס על פי רצון הקהל וחוכמת ההמונים. הפלטפורמה מאפשרת לנו להכניס תמונות, וידאו, מצגות להסתנכרן לבלוג ועוד … כל אלו מייצרים את מימד ה360 וקרבה ישירה אל קהלי היעד שלנו.

Flickr חלק גדול מהעניין שלנו הוא בהצצה אל מאחורי הקלעים, כלי כמו פליקר מאפשר לנו לייצר יומן רשת של תמונות המראה את בניית האירוע כולו, תמונות מההרצאות, המליאה, האורחים ועוד. אני מתייחסת אל פליקר כאל כלי בלוגינג באותה רמה שאני מתייחסת אל מתחם תוכן כתוב. לתמונה יש כוח וניתן להעביר דרכה תחושות צבעים וריחות שלא ניתן בדרך אחרת. כמו כן, אין שום מניע להתייחס אל פוסטי התמונות כפוסט טקסט תמונה ולהוסיף הסבר על ההתרחשות. פעילות כזו יכולה לעזור לכם במתן אפשרות של הצצה לקהל היעד שלכם אל מאחורי הקלעים כל זאת במטרה של שיתוף ומפגש עם השטח.

Linkedin גם כאן כמו בפייסבוק יש לנו אפשרות לייצר אירוע יזום לחברים שלנו. חשוב להגיד שכיום כשקיימים ממשקי חיבור בין Linkedin ל Twitter ולWordpress ולSlidesher הפלטפרומה נהיית יותר ויותר משמעותית ואל תשכחו שדרכה ניתן לשווק לקהל אקסלוסיבי מאוד את הפעילות שלנו, קהל שלרוב לא יהיה במקומות אחרים וזו הזירה האקטיבית ביותר שלו.     

SlideSare מתחם המצגות יכול לעזור לנו מאוד לשיווק אחרי האירוע, אנחנו יכולים להעלות את התכנים אשר הוצגו בכנס ולשווק דרך המתחם את המצגות למתחמים השונים בהם אנחנו פעילים. בלוג בראש ובראשונה Linkedin יש גם חיבור ישיר לFacbook ועוד… חשבו חכם על כך שהמצגות שלכם עולות לרשת הן עולות בלי הדובר לכן חשוב להסתכל על המסמך ולתכנן אותו כך שיובן לכל אחד ויהיה מלא מבחינת התוכן. על מתחם זה אני מתכננת פוסט גדול אשאיר אתכם במתח לגבי שלל האפשרויות

YouTube אחד הדברים החזקים ביותר שתוכלו לעשות על מנת שהכנס ימונף גם לאחר ההתרחשות הוא צילום ועריכה של ההרצאות ובניית ערוץ ייחודי ממותג ביוטיוב אשר בו יוצגו עיקרי הדברים. קחו בחשבון שכנסים מוצלחים חוזרים שנה אחרי שנה ותוכלו תמיד להשתמש בתכני האירוע למינוף חכם של השנה הבאה. מתחם יוטיובי מאפשר לכם גם לייצר סוג של וידאו לייב של האירוע בו הקהל יכול להיות פעיל, אתם יכולים לראיין אותו ולהעלות את הרשמים שלו אקט שיכניס בידול ואיקטוב מעניין של האנשים אשר הגיעו.

מקווה שהפוטס תרם למי שעוסק בבניית החלטות הקשורות לתחום ואולי אף פתח צוהר למי שלא חשב בכיוונים אלו מבחינה שיווקית. בפוסטים הבאים באמת אדבר על Facebook בהרחבה. היה נראה לי חשוב יותר להכניס את הנושא הזה טרום סגירת תוכניות השיווק לשנת הפעילות הבאה.