Twenty Prompts That Actually Work

התפקיד: יועץ שיווק בכיר עם 20 שנות ניסיון בבניית תוכניות אסטרטגיות.

המשימה שלי: תאר בשורה או שתיים מה צריך לקרות.

לפני שמתחילים: לשאול אותי עד חמש שאלות במכה אחת, ולחכות לתשובה. השאלות צריכות להיות כאלה שבלי התשובה עליהן הבריף יהיה כללי. אם אני עונה חלקית, להמשיך עם מה שיש ולסמן במפורש מה נותר פתוח.

לעבוד לפי מבנה SCQA של פירמידת מינטו, ולכתוב כל שלב בנפרד:

1. מצב. מה ידוע כרגע, עובדות בלבד, כולל מה שעלה מהתשובות שלי.

2. סיבוך. מה הופך את המשימה הזו ללא טריוויאלית, ואיזו הנחה מונחת בה בלי שנבדקה.

3. שאלה. השאלה העסקית האחת שהמהלך צריך לענות עליה.

4. תשובה. מטרה מדידה, קהל, מסר מרכזי אחד ושלוש הוכחות, ושלושה כיווני ביצוע עם ערוץ ומדד לכל אחד.

ואז, תוכנית עבודה: מה עושים בשבועיים הראשונים, לפי ימים, עם אחראי ומדד לכל פריט.

הפלט: בריף בן חצי עמוד לפי ארבעת השלבים, ואחריו טבלת תוכנית עבודה. עד 450 מילה. הכתיבה כולה בלשון זכר.

מה אסור: לא לכתוב קופי ולא להציע סלוגנים. לא להמציא נתונים שלא נמסרו, אלא לסמן אותם כפער. לא להוסיף הקדמה ולא סיכום חוזר בסוף. לא לפתוח ברשימת הפערים, היא באה בסוף התוצר.

בדיקה לפני החזרת התשובה: האם המטרה מנוסחת כך שאפשר לדעת בסוף אם היא הושגה? אם לא, לנסח אותה מחדש.

התפקיד: איש שיווק בכיר שעוסק בבניית מסרים לקהלים בשלבי בשלות שונים.

המוצר או השירות: משפט אחד.

לפני שמתחילים: לשאול אותי עד ארבע שאלות, ולחכות לתשובה. שאלה אחת מהן חייבת להיות מה הלקוח עושה היום במקום להשתמש בנו. אם אני עונה חלקית או לא יודע, להמשיך עם מה שיש ולסמן במפורש מה נותר פתוח. לא לעצור ולא לשאול שוב.

לבנות מפת מסרים לפי חמשת שלבי המודעות של שוורץ: לא מודע לבעיה, מודע לבעיה, מודע לפתרון, מודע למוצר, מודע לחלוטין.

לכל שלב: מה עובר לו בראש כרגע, המסר שלנו, הוכחה אחת, וצעד אחד שאנחנו רוצים שיעשה. המסר בשלב הראשון לא מזכיר את המוצר בכלל.

ואז, לקרוא את הטבלה כאילו היא הגיעה ממישהו אחר, ולדרג כל מסר:

בהירות: 1 = צריך הסבר בעל פה. 3 = מובן בקריאה שנייה. 5 = מובן בקריאה אחת.

ייחוד: 1 = כל מתחרה יכול לכתוב את אותו משפט. 5 = רק אנחנו יכולים לומר את זה.

אמינות: 1 = הצהרה בלי גיבוי. 3 = גיבוי כללי. 5 = נתון או שם שאפשר לנקוב בו.

כל מסר שקיבל פחות מארבע, לשכתב ולהסביר בשורה מה תוקן.

הפלט: טבלת מסרים, טבלת ציונים עם שורת נימוק, וטבלה מתוקנת. הכתיבה כולה בלשון זכר.

מה אסור: לא לכתוב מסר שאי אפשר להוכיח היום. לא להשתמש באותה הוכחה בשני שלבים. לא לכתוב יותר מ-450 מילה. לא להוסיף הקדמה ולא סיכום חוזר בסוף. לא לפתוח ברשימת הפערים, היא באה בסוף התוצר.

בדיקה לפני החזרת התשובה: האם יש מסר שמתחרה יכול להעתיק כלשונו? אם כן, הוא לא עבר.

התפקיד: איש אסטרטגיה בכיר שעוסק בניתוח תחרות.

הקטגוריה שלי ושלושה מתחרים מרכזיים: שם הקטגוריה ושלושה שמות.

לפני שמתחילים: לשאול אותי עד שלוש שאלות. אם יש לי חומר על המתחרים, אצרף אותו. אם לא, לעבוד מהידע הכללי, ולסמן כל שורה באחד משלושה סימונים: ידוע, הערכה, לאימות מולי. אם אני עונה חלקית או לא יודע, להמשיך עם מה שיש ולסמן במפורש מה נותר פתוח. לא לעצור ולא לשאול שוב.

שלב א. לזהות את שישה עד שמונה גורמי התחרות שכל השחקנים בקטגוריה משקיעים בהם.

שלב ב. לדרג כל מתחרה, ואותנו, מ־1 עד 5 בכל גורם, ולתאר במילים את עקומת הערך של כל אחד.

שלב ג. לזהות איפה כל העקומות נראות אותו דבר. שם נמצאת ההשקעה שכולם עושים ואף אחד לא מרוויח ממנה.

שלב ד. ארבע פעולות: מה לבטל, מה להקטין, מה להגביר, ומה ליצור שלא קיים בקטגוריה היום. לכל שורה, מה זה אומר עלינו בפועל.

הפלט: טבלת גורמי תחרות עם דירוגים, פסקה על עקומת הערך, וטבלה בת ארבע שורות: לבטל, להקטין, להגביר, ליצור. הכתיבה כולה בלשון זכר.

מה אסור: לא להציג דירוג בלי לסמן אם הוא ידוע או הערכה. לא להמליץ ליצור משהו שדורש יכולת שלא דיברנו עליה. לא לכתוב יותר מ-450 מילה. לא להוסיף הקדמה ולא סיכום חוזר בסוף. לא לפתוח ברשימת הפערים, היא באה בסוף התוצר.

בדיקה לפני החזרת התשובה: האם בסעיף לבטל יש דבר אחד שכואב לוותר עליו? אם הכל בו נוח, הניתוח לא הגיע לעומק.

התפקיד: יועץ אסטרטגי בכיר שעוסק בפתרון חסמים בארגונים.

מה תקוע אצלי: שורה או שתיים.

לפני שמתחילים: לשאול אותי עד ארבע שאלות, כולל מה כבר ניסינו ומה היו המשאבים שעמדו לרשותנו. לחכות לתשובה. אם אני עונה חלקית או לא יודע, להמשיך עם מה שיש ולסמן במפורש מה נותר פתוח. לא לעצור ולא לשאול שוב.

שלב א. חמישה מדוע. לשאול מדוע חמש פעמים ברצף על הבעיה שתיארתי, ולכתוב את כל חמש השכבות. לעצור מוקדם רק אם השכבה האחרונה כבר לא בשליטתנו.

שלב ב. לנסח מה האילוץ היחיד שמגביל את כל השאר. בכל מערכת יש אילוץ אחד דומיננטי, לא שלושה.

שלב ג. שלושה מהלכים שתוקפים את האילוץ עצמו, ולא את מה שסביבו. לכל אחד: מה עושים, מה צריך להיות נכון כדי שיעבוד, וכמה זמן עד סימן ראשון.

שלב ד. לבחור אחד ולנמק בשלוש שורות.

הפלט: שרשרת חמשת המדוע, משפט האילוץ, ובסוף טבלה עם מהלך, אחראי, מדד ותאריך בדיקה. הכתיבה כולה בלשון זכר.

מה אסור: לא להציע יותר משלושה מהלכים. לא להציע מהלך שדורש משאב שלא הוזכר. לא לכתוב יותר מ-400 מילה. לא להוסיף הקדמה ולא סיכום חוזר בסוף. לא לפתוח ברשימת הפערים, היא באה בסוף התוצר.

בדיקה לפני החזרת התשובה: האם המהלך הנבחר נוגע באילוץ שזוהה בשלב ב, או רק בסימפטום? אם בסימפטום, להחליף.

התפקיד: חוקר בכיר שעוסק בזיהוי מגמות ובהשלכות שלהן על עסקים.

התחום שלי ומה אנחנו עושים בו היום: שתי שורות.

לפני שמתחילים: לשאול אותי עד שלוש שאלות. אם יש לי חומר עדכני אצרף אותו, ואז לעבוד ממנו בלבד. אם אין, לעבוד מהידע הקיים ולציין במפורש את מועד הידע ואת רמת הוודאות לכל מגמה. אם אני עונה חלקית או לא יודע, להמשיך עם מה שיש ולסמן במפורש מה נותר פתוח. לא לעצור ולא לשאול שוב.

שלב א. סריקת PESTEL מהירה על התחום: פוליטי, כלכלי, חברתי, טכנולוגי, סביבתי, רגולטורי. שורה אחת לכל אות, ורק מה שרלוונטי לנו.

שלב ב. למיין את מה שעלה לשלושה אופקים. אופק ראשון: משפיע על הליבה כבר השנה. אופק שני: מייצר הזדמנות חדשה בשנה עד שלוש. אופק שלישי: אופציה רחוקה ששווה להחזיק עליה אופציה קטנה.

שלב ג. לכל אופק, שתי מגמות בלבד. לכל מגמה: מה קורה בשתי שורות, ההשלכה הישירה על מה שאנחנו עושים היום, ומהלך אחד קונקרטי.

הפלט: שלושה בלוקים לפי אופק, עד 500 מילה. הכתיבה כולה בלשון זכר.

מה אסור: לא לכתוב השלכה שנכונה גם לכל מתחרה בתחום. לא להציג מגמה בלי לציין באיזה אופק היא יושבת. לא להוסיף הקדמה ולא סיכום חוזר בסוף. לא לפתוח ברשימת הפערים, היא באה בסוף התוצר.

בדיקה לפני החזרת התשובה: האם ההשלכה מזכירה במפורש את הפעילות שתיארתי? אם היא כללית, לשכתב.

התפקיד: יועץ בכיר שעוסק בניהול סיכונים ובתכנון היערכות.

התוכנית שאני בונה והאופק שלה: שתי שורות, וכמה חודשים קדימה.

לפני שמתחילים: לשאול אותי עד ארבע שאלות. לחכות לתשובה. אם אני עונה חלקית או לא יודע, להמשיך עם מה שיש ולסמן במפורש מה נותר פתוח. לא לעצור ולא לשאול שוב.

שלב א. אילו הנחות עומדות בבסיס התוכנית. לסמן את שתי אי־הוודאויות שהכי משפיעות על התוצאה ושהכי פחות בשליטתנו.

שלב ב. פרה־מורטם. להניח שעברה שנה והתוכנית נכשלה לגמרי. לכתוב את הסיפור של איך זה קרה, בזמן עבר. זה לא תרגיל ספרותי, זה מוציא סיכונים שרשימת סיכונים רגילה מפספסת.

שלב ג. שלושה תרחישים שנגזרים משתי אי־הוודאויות: אופטימי, סביר, מאתגר. לכל אחד, ההשפעה על ההכנסות ועל הצוות, בכיוון ובסדר גודל יחסי ולא בסכומים מומצאים.

שלב ד. לכל תרחיש, שני סימנים מוקדמים שאפשר לזהות תוך חודשיים.

הפלט: סיפור הפרה־מורטם, שלושה בלוקים, ובסוף טבלת סימנים מוקדמים עם אחראי ותדירות מעקב. הכתיבה כולה בלשון זכר.

מה אסור: לא לדרג הסתברויות במספרים. לא לנקוב בסכומים שלא נמסרו. לא לכתוב יותר מ-450 מילה. לא להוסיף הקדמה ולא סיכום חוזר בסוף. לא לפתוח ברשימת הפערים, היא באה בסוף התוצר.

בדיקה לפני החזרת התשובה: האם כל סימן מוקדם ניתן לזיהוי על ידי אדם בצוות, בלי כלי מדידה חדש? אם לא, להחליף.

התפקיד: מנהל מוצר בכיר שעוסק בתעדוף ובבניית מפת דרכים.

הרשימה שעל השולחן: הדבק את הפיצ׳רים, גם אם זו רשימה גולמית.

לפני שמתחילים: לשאול אותי עד ארבע שאלות, כולל מה המגבלה העיקרית, זמן או כוח אדם. אם אני עונה חלקית או לא יודע, להמשיך עם מה שיש ולסמן במפורש מה נותר פתוח. לא לעצור ולא לשאול שוב.

שלב א. לסווג כל פריט לפי מודל קאנו: בסיסי, כלומר בלעדיו יש כעס אבל איתו אין שמחה. ביצועי, כלומר ככל שיותר טוב כך יותר מרוצים. מלהיב, כלומר אף אחד לא ביקש אבל זה מייצר הפתעה.

שלב ב. לדרג כל פריט לפי RICE:

Reach, כמה משתמשים ייגעו בזה ברבעון. Impact, 0.25 עד 3. Confidence, אחוז. Effort, בשבועות עבודה.

ציון = מכפלת שלושת הראשונים חלקי המאמץ.

שלב ג. פריט שחסר לו מידע בשני שדות או יותר, לא נכנס לדירוג אלא לרשימה נפרדת עם מה שחסר.

הפלט: טבלה ממוינת לפי ציון RICE עם עמודת קאנו ונימוק במשפט לכל ציון, ורשימת הפריטים שאי אפשר לתעדף. הכתיבה כולה בלשון זכר.

מה אסור: לא לשנות שמות פיצ׳רים. לא להמציא נתוני שימוש. לא לתת ציון ביטחון גבוה כשהנתון הוא ניחוש. לא לכתוב יותר מ-450 מילה. לא להוסיף הקדמה ולא סיכום חוזר בסוף. לא לפתוח ברשימת הפערים, היא באה בסוף התוצר.

בדיקה לפני החזרת התשובה: האם יש פריט בסיסי לפי קאנו שנמצא נמוך בדירוג? אם כן, להוסיף שורת אזהרה, כי בסיסי שלא קיים מייצר נטישה גם אם הציון נמוך.

התפקיד: חוקר בכיר שעוסק במחקר משתמשים איכותני.

מה יש לי: כתוב: יש לי חומר ואצרף אותו, או: עוד לא ראיינתי אף אחד.

לפני שמתחילים: לשאול אותי עד שלוש שאלות על המוצר, על מי המשתמש, ועל מה אנחנו רוצים להחליט בעקבות המחקר. לחכות לתשובה. אם אני עונה חלקית או לא יודע, להמשיך עם מה שיש ולסמן במפורש מה נותר פתוח. לא לעצור ולא לשאול שוב.

אם עוד לא ראיינתי: לבנות מדריך ראיון בגישת Jobs To Be Done. שתים עשרה שאלות פתוחות שחוקרות מה האדם ניסה להשיג, מה הוא עשה לפני, ומה גרם לו לחפש פתרון. שאלה אחת לפחות על הרגע שבו הוא החליט לזוז. לא לשאול מה הוא רוצה שנבנה.

אם יש חומר: לעבוד ממנו בלבד. כל ממצא חייב ציטוט מדויק. בלי ציטוט, הממצא לא נכנס.

1. מה חוזר בחומר יותר מפעם אחת.

2. מה מתוך החוזר מופיע אצל שלושה אנשים שונים לפחות.

3. לכל ממצא: כותרת במשפט, הציטוט כלשונו, כמה אנשים אמרו את זה, והמשימה שהאדם ניסה להשיג.

4. לכל ממצא, פעולה אחת מוצעת.

הפלט: עד חמישה בלוקים. ממצא שנשען על פחות משלושה מקורות, לסמן כחלש. הכתיבה כולה בלשון זכר.

מה אסור: לא לשפר ציטוטים ולא לקצר אותם. לא להפוך תשובה של אדם אחד לתובנה. לא לכתוב יותר מ-400 מילה. לא להוסיף הקדמה ולא סיכום חוזר בסוף. לא לפתוח ברשימת הפערים, היא באה בסוף התוצר.

בדיקה לפני החזרת התשובה: האם כל ציטוט מופיע מילה במילה בחומר? ציטוט ששונה, למחוק.

התפקיד: מנהל מוצר בכיר שעוסק באפיון פיצ׳רים מול צוותי פיתוח.

הפיצ׳ר: מה רוצים לבנות, במשפט.

לפני שמתחילים: לשאול אותי עד ארבע שאלות. חובה לשאול מי המשתמש, מה הוא עושה היום במקום, ומה קורה אם הפיצ׳ר לא ייבנה. אם אני עונה חלקית או לא יודע, להמשיך עם מה שיש ולסמן במפורש מה נותר פתוח. לא לעצור ולא לשאול שוב.

שלב א. לנסח סיפור משתמש אחד בפורמט: כמשתמש מסוג מסוים, אני רוצה לבצע פעולה, כדי להשיג תוצאה. התוצאה חייבת להיות משהו שקורה לאדם, לא למערכת.

שלב ב. בין שלושה לשישה קריטריוני קבלה בפורמט: בהינתן מצב, כאשר מתרחשת פעולה, אז התוצאה היא. כל קריטריון חייב להיות ניתן לבדיקה בכן או לא.

שלב ג. שלושה מקרי קצה שלא כוסו, ושורה אחת על מה מחוץ לתחום של הגרסה הזו.

הפלט: סיפור המשתמש, רשימת קריטריונים ממוספרת, מקרי קצה, ומה מחוץ לתחום. הכתיבה כולה בלשון זכר.

מה אסור: לא לכתוב קריטריון שנשמע כמו מפרט טכני של מימוש. לא להוסיף פיצ׳רים שלא ביקשתי. לא לכתוב יותר מ-300 מילה. לא להוסיף הקדמה ולא סיכום חוזר בסוף. לא לפתוח ברשימת הפערים, היא באה בסוף התוצר.

בדיקה לפני החזרת התשובה: האם אפשר לקחת כל קריטריון ולענות עליו בכן או לא בלי פרשנות? קריטריון שדורש שיפוט, לנסח מחדש.

התפקיד: מנהל מכירות בכיר שעוסק בבניית תהליכי מכירה מורכבים.

עם מי אני נפגש: תפקיד, חברה, מה אנחנו מוכרים, ומה נחשב הצלחה בפגישה.

לפני שמתחילים: לשאול אותי עד שלוש שאלות. אם יש לי חומר על החברה אצרף אותו, ואז כל טענה מבוססת עליו. בלי חומר, כל טענה מסומנת כהשערה שיש לאמת בפגישה. אם אני עונה חלקית או לא יודע, להמשיך עם מה שיש ולסמן במפורש מה נותר פתוח. לא לעצור ולא לשאול שוב.

שלב א. מפת MEDDIC לפגישה: מדדים שמעניינים אותם, מי מאשר תקציב, מהם קריטריוני ההחלטה, איך נראה תהליך ההחלטה, מה הכאב, ומי יכול להיות התומך הפנימי. לכל סעיף לסמן: ידוע או לברר.

שלב ב. שמונה שאלות לפגישה, בנויות לפי SPIN וממוינות בסדר שבו כדאי לשאול אותן: מצב, בעיה, השלכה, ותמורה. לפחות שתיים מהן שאלות השלכה, שהן החלק שרוב האנשים מדלגים עליו.

שלב ג. שתי התנגדויות צפויות, ולכל אחת שאלה מבררת לפני המענה, ומשפט מענה קצר.

הפלט: דף אחד בארבעה חלקים, עם סימון עובדה או השערה ליד כל פריט. הכתיבה כולה בלשון זכר.

מה אסור: לא לכתוב תסריט שיחה. לא להמליץ על מחיר או הנחה. לא להציע לספר עליהם, רק לשאול אותם. לא להוסיף הקדמה ולא סיכום חוזר בסוף. לא לפתוח ברשימת הפערים, היא באה בסוף התוצר.

בדיקה לפני החזרת התשובה: האם אפשר לקרוא את זה בחמש דקות ברכב? האם יש לפחות שתי שאלות השלכה אמיתיות?

התפקיד: איש מכירות בכיר שעוסק בניתוח צנרת עסקאות.

העסקאות: לכל עסקה שורה אחת: באיזה שלב נעצרה ומה הייתה האינטראקציה האחרונה.

לפני שמתחילים: אם יש פחות מחמש עסקאות, לומר לי שהמסקנה תהיה חלשה, ולהמשיך בכל זאת. לשאול אותי עד שלוש שאלות: מה אנחנו מוכרים, מי מקבל ההחלטה אצל הלקוח, ומה מחזור המכירה הממוצע. לחכות לתשובה. אם אני עונה חלקית או לא יודע, להמשיך עם מה שיש ולסמן במפורש מה נותר פתוח. לא לעצור ולא לשאול שוב.

שלב א. מה משותף לכולן ומה חריג. למפות באיזה שלב MEDDIC הן נעצרות: בזיהוי הכאב, באישור התקציב, בקריטריוני ההחלטה, או בתהליך.

שלב ב. שלוש השערות להסבר, אחת על המוצר, אחת על התהליך, ואחת על הקהל. כל השערה מנוסחת כך שאפשר להפריך אותה.

שלב ג. לדרג כל השערה:

1 = נתמכת בעסקה אחת. 3 = נתמכת בחצי מהן. 5 = נתמכת בכולן ומסבירה גם את החריגות.

שלב ד. להשערה החזקה ביותר, בדיקה אחת שאפשר להריץ השבוע, מה תוצאה תאשר אותה, ומה תוצאה תפריך.

מה אסור: לא לנתח עסקה בודדת לעומק. לא להציע לשפר את המצגת. הכתיבה כולה בלשון זכר. לא לכתוב יותר מ-300 מילה. לא להוסיף הקדמה ולא סיכום חוזר בסוף. לא לפתוח ברשימת הפערים, היא באה בסוף התוצר.

בדיקה לפני החזרת התשובה: האם הבדיקה ניתנת לביצוע בלי לערב אף אחד מחוץ לצוות ובלי לחכות לעסקה חדשה?

התפקיד: מנהל גיוס בכיר שעוסק בהגדרת תפקידים ובמיון מועמדים.

התפקיד שאני מגייס: שם התפקיד ולאיזה צוות.

לפני שמתחילים: לשאול אותי עד ארבע שאלות. חובה לשאול מה האדם הזה יצטרך להשיג בשנה הראשונה, ולא אילו כישורים אני מחפש. אם אני עונה חלקית או לא יודע, להמשיך עם מה שיש ולסמן במפורש מה נותר פתוח. לא לעצור ולא לשאול שוב.

שלב א. כרטיס תפקיד: משפט משימה אחד, בין שלוש לחמש תוצאות מדידות לשנה הראשונה, וחמש יכולות שנגזרות מהתוצאות האלה בלבד.

שלב ב. מה האדם יעשה בשבוע ממוצע, בשלוש שורות.

שלב ג. שלוש דרישות חובה ושלוש שהן יתרון. דרישת חובה היא כזו שבלעדיה אי אפשר להשיג את התוצאות משלב א.

שלב ד. משפט אחד על מי התפקיד לא מתאים, וחמש שאלות ראיון שבודקות את התוצאות ולא את הניסיון המוצהר.

הפלט: כרטיס התפקיד, ואחריו מודעה קצרה שנגזרת ממנו. הכתיבה כולה בלשון זכר.

מה אסור: לא להשתמש במילים דינמי, פורץ דרך, משפחה או תשוקה. לא להוסיף רשימת ערכים. לא לכתוב יכולת שלא מחוברת לתוצאה. לא לכתוב יותר מ-450 מילה. לא להוסיף הקדמה ולא סיכום חוזר בסוף. לא לפתוח ברשימת הפערים, היא באה בסוף התוצר.

בדיקה לפני החזרת התשובה: האם אפשר לקחת את חמש היכולות ולהצביע על התוצאה שכל אחת משרתת? יכולת בלי תוצאה, להסיר.

התפקיד: יועץ ארגוני בכיר שעוסק בניתוח סקרי עובדים.

החומר: הדבק את תוצאות הסקר, כולל תשובות פתוחות.

אם אין לי עדיין תוצאות סקר: לבנות במקום זה שאלון קצר של עשר שאלות, שמונה בסולם 1 עד 5 ושתיים פתוחות, שבודק את מה שבאמת משנה החלטה ניהולית. לציין ליד כל שאלה מה נדע ממנה. לעצור שם.

לפני שמתחילים: לשאול אותי עד שלוש שאלות על ההקשר, למשל מה השתנה בארגון בחצי השנה האחרונה. אם אני עונה חלקית או לא יודע, להמשיך עם מה שיש ולסמן במפורש מה נותר פתוח. לא לעצור ולא לשאול שוב.

לעבוד מהנתונים בלבד. ממצא כמותי נשען על מספר. ממצא איכותני נשען על ציטוט ועל כמה אנשים אמרו דבר דומה, בלי להפוך אותו לאחוז.

1. שלושה ממצאים חזקים, ולכל אחד העוגן שלו.

2. לכל ממצא, להעביר אותו בסולם ה׳אז מה׳ שלוש פעמים: הממצא, אז מה, אז מה. לעצור כשמגיעים למשהו שמשנה החלטה ניהולית.

3. סתירה אחת בין שתי שאלות, ומה היא מלמדת.

4. מה הסקר לא שאל וכדאי לשאול בשיחות אישיות.

5. ארבע פעולות, ולכל אחת אחראי, מסגרת זמן, ואיך נדע שזה עבד.

מה אסור: לא לרכך ממצא קשה. לא להציע פעולה שמטפלת בסימפטום. לא להוסיף פרשנות שאין לה עוגן. הכתיבה כולה בלשון זכר. לא לכתוב יותר מ-400 מילה. לא להוסיף הקדמה ולא סיכום חוזר בסוף. לא לפתוח ברשימת הפערים, היא באה בסוף התוצר.

בדיקה לפני החזרת התשובה: האם כל פעולה מחוברת לממצא ספציפי, ולשכבה האחרונה של ה׳אז מה׳ ולא לראשונה?

התפקיד: מנהל בכיר שעוסק בלמידה והדרכה בארגונים.

מי נכנס: תפקיד העובד החדש ולאיזה צוות.

לפני שמתחילים: לשאול אותי מה העובד יצטרך לבצע לבד בסוף שבועיים, ומי זמין ללוות אותו. אם אין לי תשובה מדויקת, לשאול מה האדם הקודם בתפקיד עשה בשבוע רגיל. לא להמציא משימות. אם אני עונה חלקית או לא יודע, להמשיך עם מה שיש ולסמן במפורש מה נותר פתוח. לא לעצור ולא לשאול שוב.

שלב א. לנסח את ההוכחה: איך בדיוק נדע ביום העשירי שהוא מוכן. תיאור של משימה אחת שהוא מבצע לבד.

שלב ב. לבנות אחורה מהיום העשירי אל הראשון. כל יום נגזר מהיכולת שנדרשת ביום שאחריו.

שלב ג. לחלק את הזמן לפי 70:20:10. שבעים אחוז עשייה עצמאית, עשרים אחוז למידה מאדם, עשרה אחוז חומר כתוב. יום שכולו צפייה או הרצאה, לפרק מחדש.

הפלט: טבלת עשרה ימים עם מה הוא עושה בעצמו, ממי הוא לומד, וסימן אחד שנדע שהוא הבין. הכתיבה כולה בלשון זכר.

מה אסור: לא להניח ידע מוקדם שלא צוין. לא לתכנן יום שכולו קריאה. לא לכתוב יותר מ-400 מילה. לא להוסיף הקדמה ולא סיכום חוזר בסוף. לא לפתוח ברשימת הפערים, היא באה בסוף התוצר.

בדיקה לפני החזרת התשובה: האם המנהל הישיר יכול להריץ את זה מחר בלי הכנה נוספת?

התפקיד: מנהל בכיר שעוסק בשירות לקוחות ובניתוח פניות.

החומר: הדבק פניות מהחודש האחרון.

אם אין לי עדיין פניות מרוכזות: לבנות במקום זה טבלת קידוד לשבועיים הקרובים, עם הקטגוריות שצריך לתייג בהן כל פנייה, ומה נדע בסוף השבועיים. לעצור שם.

לפני שמתחילים: לשאול אותי עד שלוש שאלות על המוצר ועל גודל הצוות. אם אני עונה חלקית או לא יודע, להמשיך עם מה שיש ולסמן במפורש מה נותר פתוח. לא לעצור ולא לשאול שוב.

שלב א. לחלק כל פנייה לשתי קטגוריות: ביקוש ערך, כלומר לקוח שפנה כי הוא רוצה משהו מאיתנו, וביקוש כושל, כלומר לקוח שפנה כי משהו אצלנו לא עבד או לא היה ברור. לחשב אחוז.

שלב ב. את הביקוש הכושל בלבד, לקבץ לפי סיבת שורש, ולא לפי הנושא שהלקוח בחר בטופס.

שלב ג. לכל קבוצה, מיפוי שורש מקוצר: האם השורש הוא בתהליך, במוצר, במידע שניתן ללקוח, או בציפייה שנוצרה בשיווק.

שלב ד. לכל קבוצה: כמה פניות, פנייה מייצגת מצוטטת, ושינוי אחד שהיה מבטל אותה לגמרי.

הפלט: שורת האחוז, טבלה ממוינת לפי נפח, ובסוף שלוש שורות על הקבוצה עם היחס הטוב ביותר בין נפח לקלות ביטול. הכתיבה כולה בלשון זכר.

מה אסור: לא להציע תסריטי שיחה. לא לקבץ לפי מוצר או ערוץ. לא להציע להסביר ללקוח טוב יותר כפתרון. לא לכתוב יותר מ-400 מילה. לא להוסיף הקדמה ולא סיכום חוזר בסוף. לא לפתוח ברשימת הפערים, היא באה בסוף התוצר.

בדיקה לפני החזרת התשובה: האם כל קבוצה מצביעה על שינוי במוצר או בתהליך? קבוצה שהפתרון שלה הוא הדרכת נציגים, לקבץ מחדש.

התפקיד: איש תוכן בכיר שעוסק בכתיבת תשובות לצוותי שירות.

החומר: הדבק שלוש תשובות שלכם שאתם אוהבים.

לפני שמתחילים: לשאול אותי מהן שלוש הפניות שחוזרות הכי הרבה, אם לא צירפתי אותן. אם אני עונה חלקית או לא יודע, להמשיך עם מה שיש ולסמן במפורש מה נותר פתוח. לא לעצור ולא לשאול שוב.

שלב א. לא לחקות את הדוגמאות. לפרק אותן לחמישה מרכיבים: אורך, סוג הפתיחה, סדר המידע, רמת הפורמליות, וסוג הסיום. לכל מרכיב, כלל אחד מנוסח.

שלב ב. ליישם את חמשת הכללים ולכתוב תשובות לפניות החוזרות. לכל פנייה שלוש גרסאות: קצרה לצ׳אט, מלאה למייל, ואחת ללקוח כועס.

שלב ג. בגרסה ללקוח כועס, השורה הראשונה מכירה בעובדה ולא ברגש, והשורה השנייה אומרת מה קורה עכשיו.

הפלט: חמשת הכללים, ואחריהם רשימה ממוספרת. הכתיבה כולה בלשון זכר.

מה אסור: לא להבטיח דברים שלא סוכמו. לא לפתוח בהתנצלות. לא להשתמש בביטוי אנחנו מצטערים לשמוע. לא לכתוב יותר מ-500 מילה. לא להוסיף הקדמה ולא סיכום חוזר בסוף. לא לפתוח ברשימת הפערים, היא באה בסוף התוצר.

בדיקה לפני החזרת התשובה: לקחת תשובה אחת ולהשוות לדוגמאות. האם נשמע שאותו אדם כתב אותה? אם לא, לחזור לכללים.

התפקיד: איש תוכן בכיר שעוסק בתכנון תוכן חודשי.

על מה אנחנו מדברים החודש: הנושא, מה אנחנו מוכרים, ומי הקהל, בשתי שורות.

לפני שמתחילים: לשאול אותי עד שלוש שאלות, כולל מה המטרה האחת של החודש ובאילו ערוצים אנחנו פועלים. אם אני עונה חלקית או לא יודע, להמשיך עם מה שיש ולסמן במפורש מה נותר פתוח. לא לעצור ולא לשאול שוב.

שלב א. לייצר עשרים זוויות אפשריות לנושא, כולל כאלה שלא מזכירות את המוצר.

שלב ב. לסנן לשתים עשרה, ולכתוב בשורה למה כל אחת מהשמונה נפסלה.

שלב ג. לסווג כל אחת מהשתים עשרה לפי המודל: Hero, מהלך גדול אחד שמייצר שיחה. Hub, סדרה קבועה שמחזיקה את הקהל לאורך זמן. Help, תוכן שעונה על שאלה שאנשים באמת מחפשים. היחס המומלץ: אחד, ארבעה, שבעה.

שלב ד. לכל פריט: כותרת עבודה, הזווית במשפט, פורמט, ערוץ, ומה הוא אמור להשיג.

הפלט: שתי שורות על החוט המחבר, ואחריהן טבלה עם עמודת סיווג. הכתיבה כולה בלשון זכר.

מה אסור: לא לחזור על אותה זווית בפורמטים שונים. לא לבנות פריט שתלוי בפריט הקודם. לא לכתוב יותר מ-500 מילה. לא להוסיף הקדמה ולא סיכום חוזר בסוף. לא לפתוח ברשימת הפערים, היא באה בסוף התוצר.

בדיקה לפני החזרת התשובה: האם אפשר להוריד פריט בודד בלי לשבור את החודש? האם יש לפחות שלושה פריטים בלי אזכור מוצר?

התפקיד: עורך בכיר שעוסק בחידוד טקסטים עסקיים.

הטקסט: הדבק.

לפני שמתחילים: לשאול אותי שתי שאלות בלבד, למי הטקסט מיועד ומה הוא אמור לגרום לקורא לעשות. לחכות לתשובה. אם אני עונה חלקית או לא יודע, להמשיך עם מה שיש ולסמן במפורש מה נותר פתוח. לא לעצור ולא לשאול שוב.

אם לא הדבקתי טקסט: לבקש ממני פסקה אחת, ולא להמשיך בלעדיה.

שלב א. לפרק את הטקסט לחמישה מרכיבים: אורך משפט ממוצע, סוג הפתיחה, איך נבנית טענה, שימוש בדוגמאות, וסוג הסיום. לכל מרכיב, כלל אחד. אלה הכללים שיש לשמור עליהם.

שלב ב. שיטת הפרמדיק, על כל פסקה:

לסמן את מילות היחס. לאתר את הפועל האמיתי בכל משפט. לאתר מי עושה את הפעולה. להפוך את הפועל האמיתי לפועל פשוט. למחוק את ההתחלות המתפתלות.

שלב ג. להחזיר גרסה קצרה בעשרים אחוז ששומרת על חמשת הכללים משלב א.

שלב ד. לקרוא את הגרסה החדשה כאילו הגיעה ממישהו אחר, ולדרג:

בהירות: 1 = צריך לקרוא פעמיים. 5 = ברור בקריאה אחת.

קצב: 1 = כל המשפטים באותו אורך. 5 = שינוי אורך שמשרת את הטיעון.

נאמנות לקול: 1 = נשמע כמו טקסט של מודל. 5 = הכותב יזהה את עצמו.

ציון מתחת לארבע, לתקן ולהחזיר גרסה נוספת.

מה אסור: לא להחליף מילים במילים נרדפות. לא להוסיף תוכן חדש. לא ליישר את כל המשפטים לאותו אורך. הכתיבה כולה בלשון זכר. לא להוסיף הקדמה ולא סיכום חוזר בסוף. לא לפתוח ברשימת הפערים, היא באה בסוף התוצר.

בדיקה לפני החזרת התשובה: האם יש בגרסה הקצרה ביטוי שלא מופיע במקור ולא נובע ממנו? אם כן, להסיר.

התפקיד: יועץ בכיר שעוסק בליווי הנהלות בקבלת החלטות.

ההחלטה שתקועה: מה צריך להחליט, ומה מתעכב בגללה.

לפני שמתחילים: לשאול אותי עד ארבע שאלות, כולל מה קורה אם לא נחליט כלום. אם אני עונה חלקית או לא יודע, להמשיך עם מה שיש ולסמן במפורש מה נותר פתוח. לא לעצור ולא לשאול שוב.

שלב א. לסווג: האם זו דלת חד כיוונית, שקשה לחזור ממנה, או דו כיוונית, שאפשר לשנות בעלות סבירה. אם היא דו כיוונית, לומר זאת במפורש ולהמליץ להחליט מהר ולתקן תוך כדי.

שלב ב. להפריד בין דרישות חובה, שבלעדיהן אפשרות נפסלת אוטומטית, לבין דרישות רצויות. לתת לכל דרישה רצויה משקל מ־1 עד 10.

שלב ג. שתי אפשרויות בלבד. לכל אחת: ציון מול הדרישות הרצויות, עלות, לוח זמנים, והסיכון העיקרי אם נבחר בה.

שלב ד. המלצה אחת בשלוש שורות, ומה צריך להיות נכון כדי שההמלצה תשתנה.

הפלט: עמוד אחד, עד 400 מילה, במבנה מצב, סיבוך, שאלה, תשובה. הכתיבה כולה בלשון זכר.

מה אסור: לא להציג יותר משתי אפשרויות. לא להשאיר החלטה פתוחה. לא לכתוב רשימת יתרונות וחסרונות. לא להוסיף הקדמה ולא סיכום חוזר בסוף. לא לפתוח ברשימת הפערים, היא באה בסוף התוצר.

בדיקה לפני החזרת התשובה: האם ההמלצה מנוסחת כפעולה ולא כשיקול? האם ההנהלה יכולה להצביע בסוף הישיבה בלי חומר נוסף?

התפקיד: מנהל בכיר שעוסק בניהול תיק יוזמות בארגון.

היוזמות: רשימה, שורה לכל יוזמה.

לפני שמתחילים: לשאול אותי מה המטרה האחת של הרבעון הבא. בלעדיה אין קריטריון, ואי אפשר להתחיל. אם אני עונה חלקית או לא יודע, להמשיך עם מה שיש ולסמן במפורש מה נותר פתוח. לא לעצור ולא לשאול שוב.

שלב א. לכל יוזמה: אחראי, התוצאה שהיא אמורה לייצר, השלב שבו היא נמצאת, והמשאבים שהיא צורכת.

שלב ב. לדרג כל יוזמה:

1 = לא מקדמת את המטרה הרבעונית. 3 = מקדמת בעקיפין. 5 = בלעדיה המטרה לא תושג.

שלב ג. שאלת ההפסקה של קולינס, על כל יוזמה: אם היינו מתחילים אותה היום מאפס, בידיעה מה שאנחנו יודעים עכשיו, היינו מתחילים אותה? אם לא, היא מועמדת לעצירה גם אם הציון שלה בינוני.

שלב ד. שלוש לעצירה ושלוש להאצה. לכל עצירה, מה בדיוק משתחרר: אנשים, כסף או זמן.

הפלט: טבלת יוזמות, טבלת ציונים עם נימוק, ושתי הרשימות. הכתיבה כולה בלשון זכר.

מה אסור: לא להציע יוזמות חדשות. לא לרכך עצירה במילים כמו להאט או לבחון מחדש. לא לכתוב יותר מ-500 מילה. לא להוסיף הקדמה ולא סיכום חוזר בסוף. לא לפתוח ברשימת הפערים, היא באה בסוף התוצר.

בדיקה לפני החזרת התשובה: האם כל המלצת עצירה מלווה במשאב קונקרטי שמשתחרר? המלצה בלי משאב, להסיר.